Pengertian dan Fungsi Administrasi Keuangan

Materi Pembelajaran :

1.      Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua orang. Akan tetapi ketika pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat awam, sebagian besar pasti akan menjawab “pembayaran” karena itulah pengertian administrasi yang selama ini dipahami oleh sebagaian besar masyarakat Indonesia. Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu. Ketika mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai pembayaran. Jadi wajar saja jika paradigma mereka seperti itu.      Berbeda ketika kita tanyakan soal administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi. Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan.  Di Italia, istilah ini berkembang menjadi administrazione, menjadi administration  di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu  segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden, kearsipan dan sebagainya (office work) . Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.

Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya mengutamakan kepuasan.[1] Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.[2]

2.      Fungsi-fungsi Administrasi Keuangan

a.    Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar, keputusan investasi dapat dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.

b.      Fungsi Mencari Dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. Hal ini berarti bahwa kita berusaha untuk memilih apakah dana itu akan diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau modal sendiri.

c.       Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

d.      Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.

3.      Petugas Administrasi Keuangan

Bagian- bagian organisasi yang bertugas menyelenggarakan pembukuan

Pembukuan harus disentralisasikan, dibawah pimpinan seorang pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan terhadap pengawasan semua rekening-rekening dan atas penyiapan dan pengeluaran laporan keuangan. 

Sistem sentralisasi sangat berguna, karena:

a.  Memusatkan pertanggungjawaban dan membentuk alat pengawasan yang teguh atas administrasi keuangan

b.   Menambah efisiensi penggunaan pegawai dan alat perlengkapan pembukuan

c.   Melancarkan ketepatan dalam laporan keuangan (Pariata Westra, 1980:54)