Materi Kearsipan

MATERI  PEMBELAJARAN (KD 2)

A.      Perbedaan dokumen dan dokumentasi

No.	Dokumen	Dokumentasi
1.	Difokuskan pada benda/informasinya	Difokuskan pada pengelolaannya/ kegiatannya
2.	Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
3.	Bersifat pasif	Bersifat aktif
4.	Isi dokumen terbatas pada informasi	Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku dan alat-alat audio visual
5.	Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
6.	Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

B.       Jenis-jenis dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya:

1.    Dokumen pribadi: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh: akte kelahiran, STTB, piagam, SIM, KTP, dll.

2.    Dokumen niaga: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli/dunia perdagabngan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, dll.

3.    Dokumen sejarah: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil, dll.

4.    Dokumen pemerintah: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, dll.

C.       Jenis-jenis dokumen menurut sumbernya:

1.    Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misal undang-undang, peraturan pemerintah, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah, dll.

2.    Dokumen yang bersumber dari swasta yang mempunyai kekuatan hukum, seperti akte notaris, visum dokter, dll.

3.    Dokumen bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll.

4.    Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti kliping, kaledeoskop, dll.

D.      Ditinjau dari fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:

1.    Dokumen dinamis: dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

2.    Dokumen statis: dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

E.       Dokumen ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya:

1.      Dokumen literal: dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Seperti buku, majalah, koran, kaset, film, dll. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda dan dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

2.      Dokumen kolporal: dokumen berwujud benda bersejarah. Seperti benda-benda seni, kuno, berupa keris, archa, dll. Dokumen ini disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

3.      Dokumen privat: dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip dan dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.