Materi Kearsipan

MATERI  PEMBELAJARAN (KD 2)

A.      Perbedaan dokumen dan dokumentasi

No.	Dokumen	Dokumentasi
1.	Difokuskan pada benda/informasinya	Difokuskan pada pengelolaannya/ kegiatannya
2.	Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
3.	Bersifat pasif	Bersifat aktif
4.	Isi dokumen terbatas pada informasi	Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku dan alat-alat audio visual
5.	Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
6.	Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

B.       Jenis-jenis dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya:

1.    Dokumen pribadi: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh: akte kelahiran, STTB, piagam, SIM, KTP, dll.

2.    Dokumen niaga: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli/dunia perdagabngan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, dll.

3.    Dokumen sejarah: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil, dll.

4.    Dokumen pemerintah: surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, dll.

C.       Jenis-jenis dokumen menurut sumbernya:

1.    Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misal undang-undang, peraturan pemerintah, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah, dll.

2.    Dokumen yang bersumber dari swasta yang mempunyai kekuatan hukum, seperti akte notaris, visum dokter, dll.

3.    Dokumen bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll.

4.    Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti kliping, kaledeoskop, dll.

D.      Ditinjau dari fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:

1.    Dokumen dinamis: dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

2.    Dokumen statis: dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

E.       Dokumen ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya:

1.      Dokumen literal: dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Seperti buku, majalah, koran, kaset, film, dll. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda dan dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

2.      Dokumen kolporal: dokumen berwujud benda bersejarah. Seperti benda-benda seni, kuno, berupa keris, archa, dll. Dokumen ini disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

3.      Dokumen privat: dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip dan dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

Pengertian dan Fungsi Administrasi Keuangan

Materi Pembelajaran :

1.      Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua orang. Akan tetapi ketika pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat awam, sebagian besar pasti akan menjawab “pembayaran” karena itulah pengertian administrasi yang selama ini dipahami oleh sebagaian besar masyarakat Indonesia. Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu. Ketika mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai pembayaran. Jadi wajar saja jika paradigma mereka seperti itu.      Berbeda ketika kita tanyakan soal administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi. Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan.  Di Italia, istilah ini berkembang menjadi administrazione, menjadi administration  di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu  segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden, kearsipan dan sebagainya (office work) . Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.

Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya mengutamakan kepuasan.[1] Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.[2]

2.      Fungsi-fungsi Administrasi Keuangan

a.    Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar, keputusan investasi dapat dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.

b.      Fungsi Mencari Dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. Hal ini berarti bahwa kita berusaha untuk memilih apakah dana itu akan diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau modal sendiri.

c.       Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

d.      Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.

3.      Petugas Administrasi Keuangan

Bagian- bagian organisasi yang bertugas menyelenggarakan pembukuan

Pembukuan harus disentralisasikan, dibawah pimpinan seorang pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan terhadap pengawasan semua rekening-rekening dan atas penyiapan dan pengeluaran laporan keuangan. 

Sistem sentralisasi sangat berguna, karena:

a.  Memusatkan pertanggungjawaban dan membentuk alat pengawasan yang teguh atas administrasi keuangan

b.   Menambah efisiensi penggunaan pegawai dan alat perlengkapan pembukuan

c.   Melancarkan ketepatan dalam laporan keuangan (Pariata Westra, 1980:54)